ビジネスで角が立たない上手な断り方【メールや電話で使える例文あり】

会社で働いていると、営業メールや電話が来ると思いますが、中にはお断りしなければならないときもあると思います。

しかし、断り方を間違えると、さまざまなデメリットもあります。

そこで、今回はビジネスシーンにおけるメールや電話を使った断り方を、例文を使って解説します。

ビジネスにおいて断り方が大切な理由

ビジネスにおいては、断り方がとても重要です。

断り方によっては、取引先や相手との関係性を悪化させてしまう可能性もあります。

まずは、ビジネスにおける断り方の大切さを、見ていきましょう。

取引先など相手との関係性を悪化させないため

ビジネスにおいては、取引先や相手との関係を良好に保つことが大切です。

断り方が悪いと、相手に不快な思いをさせ、関係性を悪化させてしまう可能性があります。

例えば、取引先から「新しい商品の販売代理店になってほしい」と依頼されたとします。

しかし、

など、弱気な発言をしてしまったりすると、取引先から「うちの商品を信用していないのか」と誤解され、関係性が悪化する可能性があります。

信頼関係を築くため

ビジネスにおいては、信頼関係を築くことが大切です。

同じ「断る」にしても、断り方次第で信頼関係を築くことも可能です。

そして信頼関係を築ければ、取引先からも継続して仕事を依頼して貰えたりするでしょう。

今後のビジネスチャンスを逃さないため

ビジネスにおいては、一度断った相手と再び取引する機会が出てくることもあります。

そのため、断り方が適切でないと、今後のビジネスチャンスを逃す可能性があります。

つまり、断っても次に繋げる可能性を高めるために、丁寧な断り方をする必要があります。

会社や自分のイメージ・評判を悪くしないため

断り方が適切でないと、会社や自分のイメージを悪くする可能性があります。

例えば、断り方が失礼だと感じられると、相手は「この会社とは取引したくない」と判断するかもしれません。

そして会社のイメージや評判が悪くなると、他の企業との取引にも影響が出てくる可能性もあります。

もちろん対応した本人のイメージや評判が下がれば、評価が下がって給料にも影響が出てくるかも知れません。

誤解を生んだりトラブルを発生させないため

断り方が適切でないと、誤解を生んだりトラブルを発生させたりすることも考えられます。

そのため、言葉遣いと内容には細心の注意を払いましょう。

ビジネスメールや電話での断り方のコツ

ビジネスシーンでは依頼や提案を断る機会が少なくありませんが、断り方が下手だと相手に失礼な印象を与えたり、今後の取引に悪影響を及ぼしたりする可能性があります。

そこで今回は、ビジネスメールや電話での断り方のコツをご紹介します。

最初に感謝を伝える

断る前に、まずは相手の依頼や提案に感謝の気持ちを伝えましょう。

相手に敬意を払う姿勢を見せることで、断りにくい雰囲気を和らげることができます。

例えば、以下のようなフレーズを使いましょう。

否定的な言葉は柔らかい表現に変える

断りの言葉は、直接「NO」と言わずに、柔らかい表現に言い換えましょう。

例えば、以下のようなフレーズを使いましょう。

クッション言葉を使ってお詫びする

断る前に、まずはお詫びの言葉を述べましょう。

断ったことで相手が不快な思いをする可能性があるため、丁寧にお詫びすることが大切です。

クッション言葉を使うことで、以下のような効果があります。

クッション言葉を使わない文章と、使う文章の違いは以下になります。

クッション言葉は、以下のような種類があります。

具体的な表現は、状況や相手に合わせて選ぶとよいでしょう。

先ほどの例文では、「恐れ入りますが」というクッション言葉を使うことで、直接的な断りの言葉を和らげています。

また、「誠に申し訳ございません」と謝罪の言葉を添えることで、丁寧な印象を与えています。

このように、クッション言葉を使うことで、より丁寧で配慮のある断りの言葉を伝えることができます。

理由を伝える

断る理由を具体的に伝えることで、相手も納得しやすくなります。

また、相手から「なぜ断ったのか」と聞かれたときにも、スムーズに答えることができます。

具体的には、以下のような理由を伝えましょう。

代替案があれば提案する

どうしても断らなければならない場合は、代替案を提案することで、相手との良好な関係を保つことができます。

具体的には、以下のような代替案を提案しましょう。

ビジネスでお断りする際の定番フレーズ

ビジネスでお断りする場合、相手に不快な思いをさせないように、丁寧な言葉遣いで断ることが大切です。

ここで、以下の4種類の定番フレーズをご紹介します。

前置きフレーズ

断りフレーズ

フォローフレーズ

クッション言葉

ビジネスメールの基本的な書き方

ビジネスメールは、仕事上で必要な連絡や情報共有を行うための重要なツールです。

正しく書かれたビジネスメールは相手に好印象を与え、スムーズなコミュニケーションを実現します。

ここでは、ビジネスメールの基本的な書き方について解説します。

分かりやすい件名

件名は、メールを開く前に相手に内容を把握してもらうための重要な役割を果たします。

そのため、件名は簡潔で分かりやすいものにしましょう。

件名は、メールの目的を簡潔に伝える内容にします。

例えば、

などのように、用件がすぐに分かるような件名にしましょう。

また、長すぎる件名は相手が内容を把握するのに時間がかかってしまうので、注意しましょう。

宛名

宛名は、メールを送る相手の名前や部署名などを明記します。

相手によって、少し書き方を変えましょう。

挨拶と名乗り

挨拶と名乗りは、ビジネスメールの基本的な構成要素です。

挨拶は、相手に敬意を表すために記入します。

名乗りは、自分の名前と所属先を記入します。

そして、挨拶と名乗りは、メールの本文の1行目または2行目に記入します。

用件を簡潔に書く

ビジネスメールの基本は、用件を簡潔に書くことです。

メールの目的や内容がすぐにわかるように、冒頭で要旨を明確に伝えましょう。

例えば、商談の依頼をするメールであれば、「株式会社○○の△△様へ」と宛名を書いた後、すぐに「商談の依頼について」と用件を書きます。

その後、商談の希望日時や場所などの詳細を記載します。

用件を簡潔に書くことで、相手がすぐに内容を理解でき、メールの目的を達成しやすくなります。

結びの挨拶

本文の最後には、必ず結びの挨拶をします。

結びの挨拶は、相手への敬意を表し、メールを締めくくる役割があります。

一般的には、「今後ともよろしくお願いいたします」や「ご多忙のところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます」などの挨拶を使います。

また、メールの目的によっては、具体的なアクションを求める結びの挨拶を使うこともあります。

例えば、商談の依頼をするメールであれば、「ご検討の上、ご連絡ください」などの挨拶を使うとよいでしょう。

連絡先・問い合わせ先・メール署名

メールの最後には、連絡先や問い合わせ先を記載します。

連絡先は、電話番号やメールアドレスなど、相手と連絡を取るための情報を記載します。

問い合わせ先は、メールの内容について問い合わせがあった場合に連絡を取るための情報を記載します。

また、メールの最後にはメール署名を記載します。

メール署名には、氏名や会社名、部署名、役職などの情報を記載します。

誤字脱字がないかチェック

ビジネスメールでは、誤字脱字がないように注意しましょう。

誤字脱字があると、相手に不信感を与えたり、誤解を招いたりする可能性があります。

送信前に必ずメールを読み返して、誤字脱字がないか確認しましょう。

特に相手の会社名や名前を間違えると大変失礼なので、そこだけは確実に確認しましょう。

改行や句読点を使って読みやすくする

ビジネスメールは、読みやすくするために、適度に改行や句読点を使うようにしましょう。

改行をすることでメールの見栄えが良くなり、読みやすくなります。

また、句読点を適切に使うことで、文章の意味や流れがわかりやすくなります。

必要に応じてCC・BCCを使う

CC・BCCは、メールを複数の人に送信する際に使う機能です。

CCは、メールの送信先に全員のメールアドレスが表示される機能です。

BCCは、メールの送信先に全員のメールアドレスが非表示になる機能です。

つまり、CCは相手にも誰に送信したか分かりますが、BCCは相手は誰に送信したか分かりません。

CC・BCCをどのように使うかは、メールの目的や状況によって異なります。

この辺は慣れないと使い分けが難しいかも知れませんが、以下のようなイメージです。

ビジネス電話をかける際のマナーや注意点

ビジネスシーンで電話をかける際には、相手の時間を奪うという意識を持って、マナーや注意点を守ることが大切です。

ここでは、ビジネス電話をかける際のマナーや注意点について解説します。

電話する時間帯を伝える

電話をかける際は、確実にやり取りしたくて馴染みの相手なら、あらかじめ電話する時間帯を伝えるといいでしょう。

そうすることで、相手が忙しい時間帯や不在の日を避けることができます。

その際、具体的に「明日◯時ごろに、◯◯の件でお電話させていただきます」と内容を書いて、メールしておきましょう。

忙しい時間帯を避ける

ビジネスシーンでは、一般的に以下の時間帯は忙しいとされています。

これらの時間帯を避けて電話をかけることで、相手に余裕を持って対応してもらいやすくなります。

また、相手が不在の場合は伝言を残す際にも、あらかじめ電話した時間帯を伝えておくと相手が折り返しの電話をする際に適切な時間帯を選ぶことができます。

社名と名前を最初に言う

電話をかけるときには、まず社名と名前を名乗りましょう。

最初にしっかり名乗らないと、怪しい営業と思われる可能性があります。

用件を簡潔に伝える

電話では、相手の時間を奪っているという意識を持ちましょう。

そのため、用件は簡潔に伝えることが大切です。

用件を話すときは、なるべく結論から伝えるようにしましょう。

また、用件が複雑な場合は相手の都合を確認して、後日改めて電話をするなどの対応を取ることも考えましょう。

必要に応じて担当者に繋いでもらう

必要に応じて、担当者に繋いでもらうようにしましょう。

この時、担当者の部署名や氏名を言わないと、これも怪しい営業電話と思われる可能性があります。

なので、以下のように話しましょう。

担当者が不在の場合は伝言を残す

担当者が不在の場合は、伝言を残しましょう。

伝言を残す際には、以下のポイントを押さえましょう。

また、いつ戻ってくるか聞き、それが分かれば「こちらから、折り返しお電話します」と伝えてもOKです。

相手が電話を切るまで待ってから電話を切るのがマナー

一般的に、電話はかけた方が先に切るのがマナーです。

しかし、ビジネスシーンでは相手がお客様や上司などの目上の人の場合は、相手の方が電話を切るまで待ってから電話を切るのがマナーです。

もし、相手の方が先に電話を切ってくれない場合は、一度「失礼いたします」と言って、相手の反応を見ましょう。

相手方がまだ何か用件がある場合は、そのまま会話を続けます。

相手方が何も用件がなければその場で電話を切っても問題ありませんが、受話器をガチャリと置くと相手に失礼な印象を与えてしまうので、電話を切る際には受話器を静かに置きましょう。

基本的には3秒ほど待ってから電話を切ればOKでしょう。

ビジネス電話を受ける際のマナーと注意点

今度は、ビジネス電話を受ける際のマナーと注意点について解説します。

明るくハキハキと話す

電話の声は、相手の印象を大きく左右します。

そのため、これは電話をかける場合でも同じですが、明るくハキハキと話すことが大切です。

声のトーンが低いと、暗い印象を与えてしまいます。

また、言葉が聞き取りづらいと、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。

なので、相手が聞き取りやすいように、ゆっくりと話すようにもしましょう。

3コール以内に取る

電話をかけてきた相手は、あなたの会社に連絡をとるために時間を割いて待ってくれています。

そのため、電話は3コール以内に取るようにしましょう。

3コール以上待たせてしまうと、相手は待たされていると思ってしまう可能性があります。

自らの社名と名前を最初に言う

電話を受けたら、まず「お電話ありがとうございます。株式会社○○の△△です」と、自らの社名と名前を明確に伝えましょう。

これを言わないと、相手は「間違い電話かも知れない」と不安になってしまうかも知れません。

相手の社名や名前を復唱する

相手が名乗りをしたら、必ず

と、相手の社名や名前を復唱しましょう。

これは、相手の名前を正しく聞き取ることができたことを確認し、相手に安心感を与えるためのマナーです。

また、相手の社名や名前を復唱することで、相手に「自分はしっかりと聞き取っている」という印象を与えることができます。

相手の話をよく聞いて必要に応じてメモをする

相手から用件を伝えられたら、相手の話をよく聞き、理解していることを示すようにしましょう。

また、内容を忘れないように、必要に応じてメモを取るようにします。

メモを取る際は、相手が話している内容を簡潔にまとめるようにしましょう。

議事録のように、会話の全てを書く必要はありません。

また、メモを取ることで相手の話に集中することができ、内容をより正確に理解することができます。

必要に応じて担当者に繋げる

ビジネス電話を受ける際には、まず相手の用件を把握し、適切な担当者に繋げることが大切です。

相手の氏名や会社名、用件をしっかりと聞き取り、担当者不在の場合は

などと伝え、連絡先を聞いておきましょう。

電話を切る前に感謝を伝える

電話を切る際には、「本日はお忙しいところ、お電話いただきありがとうございました。」などと、お礼を伝えるとよいでしょう。

会話が終わって切るまで3秒待つ

電話を切る際には、必ず相手が電話を切るまで3秒ほど待ちましょう。

先ほども書いた通り、一般的には電話をかけた方が先に切るのがマナーですが、ビジネスシーンでは相手がお客様や上司などの目上の人の場合は、相手の方が電話を切るまで待ってから電話を切るのがマナーです。

なので、相手もこっちが切るのを待っているかも知れません。

しかし、相手が「失礼します。」などの挨拶をしているなら会話終了なので、3秒待ってから静かに切ればどちらから切っても問題ないでしょう。

ビジネスで角が立たないような上手な断り方の例文

ビジネスシーンで、相手からの提案や依頼を断る場面は必ずあります。

ここで、メールや電話での具体的な断り方の例文をご紹介します。

メールで断るときの例文

新規取引の提案を断る場合

件名：新規取引の件について
株式会社〇〇　御中
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
この度は、弊社への新規取引のご提案をいただき、誠にありがとうございます。
貴社のご提案は大変魅力的なものであり、検討させていただきたかったのですが、現在、弊社では新規取引を控えさせていただいております。
そのため、今回はご提案をお受けすることはできませんが、今後の機会がございましたらぜひよろしくお願い申し上げます。

株式会社○○
TEL：090-1234-5678
E-mail：info@example.com
株式会社○○
代表取締役 ○○ ○○

イベント参加の依頼を断る場合

件名：イベント参加の件について
株式会社〇〇　〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
この度は、〇〇イベントへお招きいただき、誠にありがとうございます。
お誘いいただき、大変光栄に思っております。
しかし、現在弊社では〇〇のプロジェクトに注力しており、〇〇イベントへの参加は難しい状況でございます。
そのため、今回は参加を見送らせていただくことになりました。
誠に申し訳ございません。
また、今後の機会がございましたら、ぜひよろしくお願い申し上げます。

株式会社○○
TEL：090-1234-5678
E-mail：info@example.com
株式会社○○
代表取締役 ○○ ○○

電話で取引先に対して断るとき例文

新規取引の提案を断る場合

イベント参加の依頼を断る場合

まとめ：ビジネスで角が立たないように断るスキルは必須！

今回は、ビジネスシーンにおける必須スキル、角が立たないように断る方法について解説してきました。

断り方次第で相手への印象は良くも悪くも大きく変わるので、会社のためにも自分のためにも、断るスキルは身につけておきましょう。

以上になります。最後まで読んでいただきありがとうございました。