予約がいっぱいの時のお客様への丁寧な断り方【メールで使える例文あり】

飲食店や宿泊施設、美容院や整骨院など、予約を受け付けているお店はたくさんあると思います。

しかし、予約がいっぱいになってしまったら、新規の予約は断らないといけません。

そこで、今回は予約がいっぱいになった時のお客様への丁寧な断り方を、例文を使って解説していきます。

予約がいっぱいの時のお客様への丁寧な断り方

予約がいっぱいでお客様のご希望に添えない場合、どのように断れば良いのでしょうか。

丁寧かつ誠実な対応を心がけることで、お客様の不満を最小限に抑えることができます。

最初に感謝を伝える

最初に、お客様のご予約をいただいたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。

忙しい中、わざわざ予約を取っていただいたことにお礼を述べることで、お客様の不快感を和らげることができます。

例えば、以下のような言い回しが考えられます。

断る理由を伝える

次に、断る理由を簡潔に伝えましょう。

理由が明確であれば、お客様も納得しやすくなります。

例えば、以下のような言い回しが考えられます。

否定的な言葉は柔らかい表現に変える

否定形の言葉は、お客様に失礼な印象を与えてしまう可能性があります。

そのため、否定形の言葉はできる限りやわらかい表現に変えるようにしましょう。

例えば、以下のような言い回しが考えられます。

「ご希望の時間帯はすでに予約で埋まっております」
→「ご希望の時間帯は、残念ながらご案内できません」

クッション言葉を使う

クッション言葉を使うことで、以下のような効果があります。

クッション言葉を使わない文章と、使う文章の違いは以下になります。

クッション言葉は、以下のような種類があります。

具体的な表現は、状況や相手に合わせて選ぶとよいでしょう。

先ほどの例文では、「恐れ入りますが」というクッション言葉を使うことで、直接的な断りの言葉を和らげています。

また、「誠に申し訳ございません」と謝罪の言葉を添えることで、丁寧な印象を与えています。

このように、クッション言葉を使うことで、より丁寧で配慮のある断りの言葉を伝えることができます。

他の日時・メニュー・プランで予約できる場合は代替案を提案

もし、他の日時や時間帯に空きがあれば、代替案を提案しましょう。

代替案を提案することで、お客様に「せっかく予約したのに…」という気持ちを少しでも軽減することができます。

例えば、以下のような言い回しが考えられます。

再予約を促すために次回以降に使える特典を付ける

お断りする際に、次回予約時に使える特典を付けるのもおすすめです。

特典を付けることで、お客様に「次回また利用しよう」と思ってもらえる可能性があります。

例えば、以下のような特典が考えられます。

キャンセルが出たら連絡しますと連絡先を聞く

キャンセルが出た際に、すぐに連絡できるよう、連絡先を聞いておきましょう。

ただし、無理に連絡先を聞くのではなく、お客様が了承した場合のみにしましょう。

例えば、以下のような言い回しが考えられます。

ただし、キャンセル待ちができる形態のお店だけでOKです。

予約をお断りする時の基本的なメールの構成

予約をお断りするメールを書く際には、基本的な構成を押さえておくことが大切です。

分かりやすい件名

件名は、メールの内容を端的に伝えるものにしましょう。

など、相手がすぐに内容を理解できるような件名にします。

ただし「お断り」や「予約不可」などは少し言葉がキツいので、「ご予約の件について」などの表現にした方がいいかも知れません。

宛名

宛名は、正確に記載しましょう。

氏名や会社名、部署名などを省略せずに、間違えないように気をつけましょう。

予約を申し込んでいただいたことへのお礼

メールの冒頭では、予約を申し込んでいただいたことへのお礼の言葉を述べます。

最初に感謝の気持ちを伝えることで、相手に好印象を与えることができます。

予約をお断りしなければならないこととその理由

次次に、予約をお断りしなければならないこととその理由を説明します。

理由は、具体的かつ簡潔に述べるとよいでしょう。

例えば、「すでに予約でいっぱいのため」「募集定員に達したため」などです。

他の日時・メニュー・プランなど代替案の提案

予約をお断りする場合は、他の日時など代替案を提案するとよいでしょう。

代替案を提案することで、相手に「また来てもらえたら」という気持ちを伝えることができます。

キャンセルが出れば連絡しますと記載

予約がいっぱいで断る場合は、キャンセルが出れば連絡するという旨を記載するとよいでしょう。

お客様に希望に沿うことができなくて申し訳ない気持ちを伝え、キャンセルが出たらご連絡するということで、お客様に予約できる可能性を残しています。

結びの挨拶

メールの締めくくりは、丁寧な言葉遣いで結びます。

など、相手との関係性を大切にした結びの言葉を述べます。

連絡先・問い合わせ先・メール署名

連絡先や問い合わせ先を記載しておくと、お客様が何かご不明な点やご要望がある場合に、すぐにご連絡することができます。

また、メールの最後にはメール署名を記載します。

予約がいっぱいの時のお客様への丁寧な断り方【メールと電話で使える例文】

予約がいっぱいの時にお客様へ断るときは、相手の気持ちに配慮して、丁寧かつ誠実な対応を心がけることが大切です。

ここでは、メールや電話での断り方のポイントや注意点をご紹介します。

メールで断るときの例文

ここまでのポイントを押さえ、具体的には以下の例文のように書くとよいでしょう。

件名：ご予約の件について
○○様
いつも当店をご利用いただき、誠にありがとうございます。
この度は、ご予約の件でお問い合わせいただき、ありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、ご希望の日時でのご予約は、既に満席となっております。
ご迷惑をおかけして、誠に申し訳ございません。
もし、ご都合が合えば、ご希望の日時以外のご予約は可能でございます。
また、キャンセルが出ましたらご連絡させていただきますので、ご希望の日時でのご予約をご検討ください。
また、次回ご予約時にご利用いただける、5%OFFクーポンをお送りいたします。
何卒ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。

株式会社○○
TEL：090-1234-5678
E-mail：info@example.com
株式会社✖️✖️
代表取締役 ○○ ○○

この例文では、最初に感謝の気持ちを伝えることで、相手の気持ちを尊重していることをアピールしています。

また、断る理由を「既に満席」と簡潔に伝えることで、相手に納得してもらいやすくしています。

さらに、否定形の言葉を「申し訳ございません」から「ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません」などのクッション言葉で和らげることで、丁寧な印象を与えています。

また、代替案を提案することで、お客様の希望に沿えるよう努力していることを伝えています。

最後に、次回予約時に使える特典を付けることでお客様の不満を解消し、今後も利用してもらえるようにしています。

電話で断るときの例文

電話の場合は、明るくハキハキと話すように心がけましょう。

ハイテンションまでいかなくて大丈夫ですが、暗く低いテンションだと相手も暗い気持ちになってしまい、次の予約に繋がりにくくなってしまうでしょう。

具体的なやり取りは以下のようになります。

今回は予約できなかったとしても、予約しようと思っているお客さんなので、丁寧に次に繋げるように対応しましょう。

まとめ：予約がいっぱいの時は、また予約して貰えるように丁寧にお断りしよう！

今回は、予約がいっぱいでお客様にお断りする際の例文をご紹介しました。

ここでの対応が、次に繋がるかどうかの分かれ目と言っても過言ではありません。

なので、断るときには丁寧にお断りするようにしましょう。

以上になります。