「採用のご連絡、ありがとうございます。ただ、他社の内定を先に受けてしまっていて……」
面接まで進んで採用連絡をもらったのに、事情があって辞退しなければならない。しかも会社によっては電話で直接伝える必要があり、「失礼な人だと思われたくない」「何を聞かれるか分からず怖い」と身構えてしまう方は少なくありません。
就職活動や転職活動では、複数の企業から同時に採用連絡をもらうことも珍しくありません。すべての企業に入社できるわけではないため、どこかのタイミングでお断りの連絡をする場面が必ず出てきます。
この記事では、採用連絡を丁寧にお断りするための電話・メール・LINEそれぞれの伝え方を、そのまま使える例文つきで解説します。理由を聞かれたときの返し方や、担当者が不在だった場合の対応まで、実際の場面を想定してまとめました。
採用連絡をお断りする際に注意すべき理由
採用連絡をお断りするとき、「結局は辞退するのだから、多少雑な対応でも構わない」と考えるのは危険です。企業は書類選考や複数回の面接に、担当者の時間と労力、そして採用コストをかけています。連絡をもらえたということは、それだけあなたが高く評価されたということでもあります。
特に注意したいのは、今後のキャリアで同じ担当者や企業と再び関わる可能性があることです。同業界であれば転職先で取引先として再会することもありますし、面接官が数年後に別の会社へ転職しているケースも珍しくありません。雑な断り方をした記憶は、意外なほど長く相手に残ります。
知人の紹介や人材紹介会社を経由して応募した場合は、お断りの仕方が紹介者の信用にも影響します。丁寧に対応することは、紹介してくれた相手への礼儀でもあります。
逆に言えば、誠実にお断りできれば「礼儀正しい人だった」という好印象を残すことができます。今回は縁がなくても、将来また接点が生まれたときにプラスに働くはずです。
採用連絡をお断りする際の基本的な流れ
お断りの連絡には、外してはいけない基本の流れがあります。順番を守るだけで、印象は大きく変わります。
できるだけ早めに連絡する
採用連絡をもらったら、遅くとも2〜3日以内にはお断りの連絡を入れましょう。企業側は返答を待って他の候補者への案内を調整しているため、返事を先延ばしにするほど迷惑をかけてしまいます。迷いがあっても、結論が出た時点ですぐに連絡するのが誠意です。
最初の連絡は電話で行うのが基本
採用のお断りは、メールやLINEで済ませず、まず電話で直接伝えるのが基本のマナーです。文字だけのやり取りでは温度感が伝わりにくく、素っ気ない印象を与えてしまうことがあります。電話で一報を入れたうえで、必要に応じてメールで補足する流れが最も丁寧です。中途採用でエージェントを介している場合は、エージェント側から先方に連絡してもらえることもあるので、転職エージェントの断り方｜内定辞退・面接辞退の例文もあわせて確認しておくと安心です。
感謝→お詫び→簡潔な理由の順で伝える
本題に入る前に、まずは採用のご連絡をいただいたことへの感謝を伝えます。そのうえでお詫びの言葉を挟み、理由は簡潔に述べましょう。長々と経緯を説明すると、かえって言い訳めいた印象になり、相手の時間も奪ってしまいます。
最後に再度お詫びと感謝を伝える
電話を切る前に、もう一度お詫びと感謝の気持ちを伝えましょう。「貴重なお時間をいただいたにも関わらず」という一言を添えるだけで、丁寧な印象がぐっと強まります。
【電話編】電話でお断りする時の伝え方とポイント
電話は声だけで印象が決まるため、話す内容以上に「話し方」が重要になります。ここでは電話でお断りする際に押さえておきたいポイントと、そのまま使える例文を紹介します。
明るい口調とクッション言葉を意識する
電話では表情が見えない分、声のトーンがそのまま印象になります。暗い声で淡々と話すと、相手に気まずさや不快感を与えかねません。「大変申し訳ございませんが」「恐れ入りますが」といったクッション言葉を最初に添えるだけで、同じ内容でも柔らかく伝わります。
新卒で複数社から内定をもらい、そのうち1社を電話で辞退する場合の例文です。
💬 例文：新卒採用の内定を電話で辞退する場合
「お忙しいところ恐れ入ります。先日採用のご連絡をいただきました、〇〇と申します。大変光栄なお話をいただいたのですが、大変申し訳ございませんが、今回は内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。諸般の事情により、このような結果となってしまい、誠に申し訳ございません。貴重なお時間をいただき、丁寧にご対応いただいたにも関わらず、心よりお詫び申し上げます。今後とも、貴社のご発展をお祈りしております。」
他社に決めた場合は理由をぼかして伝える
「給与が低いから」「社風が合わなそうだから」といった具体的な比較理由は避けましょう。相手を不快にさせるだけでなく、社交辞令的にも角が立ちます。「総合的に検討した結果」「諸般の事情により」という表現なら、角を立てずに事実を伝えられます。
他社の内定を先に受けており、そちらに決めたことを電話で伝える場合の例文です。
💬 例文：他社の内定が先に決まっていた場合
「お忙しい中、お時間をいただきありがとうございます。〇〇と申します。先日は採用のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変光栄なお話でしたが、実は他社での内定が先に決まっており、総合的に検討した結果、そちらでお世話になることにいたしました。面接では貴社の魅力的な事業内容についてもお聞かせいただき、とても勉強になりました。せっかくお声がけいただいたにも関わらず、このような結果となり誠に申し訳ございません。」
担当者が不在だった場合の対応
電話をかけても採用担当者が不在ということはよくあります。折り返しをお願いするか、時間を改めて自分からかけ直すか、その場で判断しましょう。伝言を頼む場合は、要件を詳しく話さず「採用の件で」とだけ伝えれば十分です。
人事担当者が不在で、電話口の別の方に伝言を頼む場合の例文です。
💬 例文：担当者が不在で伝言を頼む場合
「採用の件でご連絡いたしました〇〇と申します。恐れ入りますが、△△様はいらっしゃいますでしょうか。かしこまりました、それでは改めて本日15時頃にこちらからお電話いたします。お戻りになりましたら、〇〇からお電話があったとお伝えいただけますと幸いです。」
留守番電話にメッセージを残す場合
何度かけても担当者につながらない場合は、留守番電話に簡潔なメッセージを残しても構いません。込み入った内容は避け、名乗った上で「お手すきの際に折り返しをお願いしたい」旨と連絡先を伝えるにとどめましょう。
担当者が長時間つかまらず、留守番電話にメッセージを残す場合の例文です。
💬 例文：留守番電話に残すメッセージ
「お疲れ様です。採用の件でご連絡いたしました〇〇と申します。お忙しいところ恐れ入りますが、お時間のあるときに折り返しお電話をいただければ幸いです。私の連絡先は090-1234-5678です。よろしくお願いいたします。」
電話の相手が驚いたり残念がったりする反応を見せても、動揺せずに落ち着いて対応することが大切です。相手の気持ちを受け止めつつ、自分の意思ははっきりと伝えましょう。
【メール編】電話の後にお詫びメールで丁寧にフォローする
電話でお断りを伝えた後、同日中にお詫びのメールを送るとより丁寧な印象になります。電話だけでは記録に残らないため、メールで改めて経緯とお詫びを文章化しておくと、担当者側の社内処理もスムーズになります。件名には要件が一目で分かるよう「採用辞退のご連絡」と明記しましょう。
本文は「お礼→お詫び→今後の発展を祈る言葉」の順で組み立てます。長々と自分の事情を書き連ねる必要はなく、電話で伝えた内容を簡潔に文章化すれば十分です。すでに転職エージェント経由で選考を受けていた場合は、担当者への連絡と並行してエージェントにも連絡し、転職スカウトを角が立たない断り方｜メール例文5選で紹介されているような文面を参考にすると対応しやすくなります。
電話でのお断りの後に送る、フォローメールの例文です。
💬 例文：電話後に送るお詫びメール
「件名：採用辞退のご連絡【〇〇〇〇】
株式会社〇〇 人事部 △△様
いつもお世話になっております。〇〇と申します。本日はお忙しい中お電話にてお時間をいただき、ありがとうございました。改めて、この度は採用のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変光栄なお話をいただいたにも関わらず、諸般の事情により辞退させていただくこととなり、心よりお詫び申し上げます。面接では貴社の魅力的な事業内容についてお聞かせいただき、とても勉強になりました。今後とも、貴社のますますのご発展をお祈りしております。」
【LINE・チャット編】採用担当とLINEでやり取りしている場合の断り方
アルバイトや一部のベンチャー企業では、選考中のやり取りがLINEや採用チャットで行われることもあります。この場合も、辞退の一報だけは電話または丁寧なメッセージで伝えるのが基本ですが、普段のやり取りがLINE中心であれば、LINEでの連絡自体が失礼にはあたりません。ただし、絵文字や砕けた言葉遣いは控え、これまでのやり取りより一段丁寧な文面を心がけましょう。学生インターンの選考など、比較的カジュアルなやり取りが多い場面での断り方はインターンシップの断り方｜メール・電話・LINE例文も参考になります。
アルバイトの採用連絡を、普段からやり取りしているLINEで辞退する場合の例文です。
💬 例文：普段LINEでやり取りしているアルバイト先への辞退連絡
「お世話になっております、〇〇です。先日は採用のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変申し訳ないのですが、家庭の都合により、今回は辞退させていただきたくご連絡いたしました。せっかくお声がけいただいたのに、このような形になってしまい申し訳ございません。またご縁がありましたら、その際はよろしくお願いいたします。」
相手から質問された場合の対応方法
お断りの連絡をすると、「差し支えなければ理由を伺っても」「どちらに決められたんですか」と聞かれることがあります。想定問答を用意しておけば、当日焦らずに答えられます。
理由を聞かれた場合
理由を深掘りされても、具体的な比較は避けて「総合的に判断した結果」とだけ答えれば問題ありません。以下は実際の電話でのやり取りのイメージです。
🗣️担当者「差し支えなければ、辞退の理由を伺ってもよろしいですか」
🙂自分「申し訳ございません。総合的に検討した結果、今回はこのような判断をさせていただきました。具体的な理由についてはお答えしづらい部分もございますが、決して貴社に問題があったわけではございません」
どこに決めたか聞かれた場合
転職先の社名まで答える義務はありません。「お答えを控えさせていただければ」という一言で、角を立てずに濁すことができます。
どこに決めたか聞かれたときの、電話での返答例です。
💬 例文：転職先を聞かれた場合の返答
「申し訳ございませんが、転職先の詳細についてはお答えを控えさせていただければと思います。ただ、今回このようなご縁をいただけたことは、私にとってとても貴重な経験でした。」
条件面について聞かれた場合
給与や待遇の話になった場合も、「貴社の条件が悪かった」という言い方は避けましょう。あくまで自分の希望と合致した他の選択肢があった、という伝え方にとどめます。
「条件面については、私自身の希望と完全に一致する案件があったため、そちらを選ばせていただきました。決して貴社の条件が悪いということではございません」といった返答であれば、相手の会社を否定せずに事情を伝えられます。
電話でお断りする際の注意点
内容だけでなく、かけるタイミングにも配慮が必要です。次のような時間帯は避けましょう。
- 始業直後の忙しい時間（9:00〜10:00）
- 昼休みの時間（12:00〜13:00）
- 終業間際の忙しい時間（17:00〜18:00）
10時〜12時、14時〜17時あたりが比較的落ち着いており、電話をかけやすい時間帯です。担当者の業種や職種によって忙しい時間帯は異なるため、面接時の雰囲気などから推測できると理想的です。
やってはいけないNG行為
丁寧に断ろうとするあまり、かえって印象を損ねてしまう行動もあります。特に次の5つは避けましょう。
- 連絡を放置する：返事を待たせるほど企業側の負担が大きくなります
- メールだけで済ませる：最初の一報は電話が基本です
- 他社の詳細を話しすぎる：給与や待遇の具体的な比較は相手の気分を害します
- 嘘の理由を伝える：後から矛盾が生じ、信頼を失う原因になります
- 感謝の言葉を伝えない：選考にかけてもらった時間への敬意を忘れないようにしましょう
特に「連絡の放置」と「メールのみで完結させること」は、他のどのNG行為よりも印象を悪くします。忙しくて電話をする時間が取りにくい場合でも、短時間で構わないので必ず電話で一報を入れるようにしましょう。
よくある質問
採用連絡を断る際、必ず電話でなければいけませんか？
正社員・契約社員の中途採用や新卒採用では、最初の一報は電話で伝えるのが基本です。ただし、選考が最初からLINEやチャットで完結しているアルバイトなどでは、普段のやり取りに合わせた丁寧な文面でのメッセージでも失礼にはあたりません。迷ったときは電話を選ぶ方が無難です。
辞退の連絡は何日以内にすればいいですか？
結論が出たら、遅くとも2〜3日以内に連絡するのが目安です。企業は返答を待って他の候補者の選考スケジュールを調整しているため、迷っている間も早めに一報だけ入れておくと、相手への負担を減らせます。
辞退の理由を詳しく聞かれたら、正直に答えるべきですか？
嘘をつく必要はありませんが、給与や社風など具体的な比較を細かく話す必要もありません。「総合的に検討した結果」という表現でぼかしつつ、感謝の気持ちを添えれば十分に誠実な対応になります。
電話がつながらない場合、辞退の連絡が遅れても問題ないですか？
何度か電話を試みても不在が続く場合は、留守番電話にメッセージを残す、またはメールで一報を入れたうえで、改めて電話でお詫びと補足を伝えるという順番でも問題ありません。連絡自体を先延ばしにしないことが最も重要です。
まとめ：丁寧なお断りで良好な関係を保とう
採用連絡をお断りするときは、相手への敬意と感謝を忘れず、電話・メール・LINEそれぞれの場面に合った伝え方を選ぶことが大切です。感謝→お詫び→簡潔な理由という流れさえ守れば、大きく印象を損ねることはありません。
就職・転職活動では、内定を複数もらうこと自体は珍しくなく、企業側もお断りの連絡には慣れています。過度に恐れる必要はなく、今回紹介した例文を土台に、自分の言葉で丁寧に伝えれば十分です。
電話を切った後は、「きちんと伝えられた」という事実を自信に変えて、次の一歩に集中しましょう。
