採用連絡をもらったけど、他社に決めたから丁寧にお断りしたい。電話でどう伝えればいいかな？
就職活動や転職活動をしていると、複数の会社から採用連絡をもらうことがあります。
しかし、すべての会社に入社できるわけではないので、お断りしなければならない場面も出てきます。
そこで今回は、採用連絡をもらった企業に対して、丁寧に電話でお断りする方法を例文付きで解説します。
採用連絡をお断りする際に注意すべき理由
採用連絡をお断りする際には、いくつかの注意点があります。
まずは、なぜ丁寧にお断りする必要があるのかを見ていきましょう。
企業側も時間と労力をかけて選考している
企業は採用活動において、多くの時間と労力、そして費用をかけています。
書類選考から面接まで、複数の担当者が関わって選考を進めているため、採用連絡をもらったということは、企業があなたを高く評価している証拠です。
そのため、お断りする際には企業の努力に対して敬意を示す必要があります。
今後のキャリアで再び関わる可能性がある
業界によっては、転職などで将来的に再び関わる可能性があります。
また、担当者が他の会社に転職したり、取引先として関わることもあり得ます。
そのため、お断りする際に失礼な対応をしてしまうと、将来的にマイナスの影響を与える可能性があります。
紹介者や人脈に影響する可能性
知人の紹介や人材紹介会社を通じて応募している場合、お断りの仕方によっては紹介者にも影響が出る可能性があります。
丁寧にお断りすることで、紹介者との関係も良好に保つことができます。
企業の印象を良くするため
丁寧にお断りすることで、「この人は礼儀正しい人だった」という印象を残すことができます。
これにより、企業側も「残念だったが、良い人材だった」と感じてもらえるでしょう。
採用連絡をお断りする際の基本的な流れ
採用連絡をお断りする際の基本的な流れを確認していきましょう。
できるだけ早めに連絡する
採用連絡をもらったら、できるだけ早めにお断りの連絡をしましょう。
企業側は回答を待っているため、長期間放置してしまうと迷惑をかけてしまいます。
遅くとも、採用連絡をもらってから2〜3日以内には連絡するようにしましょう。
電話で直接伝える
採用連絡をお断りする際は、メールではなく電話で直接伝えるのが基本です。
メールでは気持ちが伝わりにくく、失礼な印象を与えてしまう可能性があります。
電話で直接話すことで、誠意を示すことができます。
感謝の気持ちを最初に伝える
お断りの理由を話す前に、まずは採用していただいたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。
これにより、相手に対する敬意を示すことができます。
理由を簡潔に説明する
お断りの理由は、簡潔に説明しましょう。
長々と理由を話すと、相手の時間を無駄にしてしまいます。
また、他社に決めた場合も、相手を不快にさせないような伝え方を心がけましょう。
最後に再度お詫びと感謝を伝える
最後に、再度お詫びと感謝の気持ちを伝えて電話を終了しましょう。
これにより、丁寧な印象を残すことができます。
電話でお断りする際のポイント
電話でお断りする際の具体的なポイントを見ていきましょう。
明るく丁寧な口調で話す
電話では表情が見えないため、声のトーンが重要になります。
暗い声で話すと、相手に不快な印象を与えてしまう可能性があります。
明るく丁寧な口調で話すことで、相手に好印象を与えることができます。
クッション言葉を使用する
直接的な断りの言葉を使うのではなく、クッション言葉を使用しましょう。
例えば、以下のような表現を使います：
- 「大変申し訳ございませんが」
- 「恐れ入りますが」
- 「心苦しいのですが」
これらの言葉を使うことで、相手への配慮を示すことができます。
相手の立場に配慮した表現を使う
相手が時間をかけて選考してくれたことに対して、配慮した表現を使いましょう。
例えば：
- 「貴重なお時間をいただき、ありがとうございました」
- 「丁寧にご対応いただき、感謝しております」
具体的すぎる理由は避ける
お断りの理由は簡潔に伝えますが、具体的すぎる理由は避けましょう。
例えば、「給与が低いから」「会社の雰囲気が合わないから」などの理由は、相手を不快にさせる可能性があります。
「諸般の事情により」「総合的に検討した結果」といった表現を使うのが適切です。
採用連絡をお断りする際の例文
ここでは、採用連絡をお断りする際の具体的な例文をご紹介します。
基本的なお断りの例文
お忙しい中、お時間をいただきありがとうございます。〇〇と申します。
先日は、採用のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変光栄なお話をいただいたのですが、大変申し訳ございませんが、今回は辞退させていただきたくご連絡いたしました。
諸般の事情により、このような結果となってしまい、誠に申し訳ございません。
貴重なお時間をいただき、丁寧にご対応いただいたにも関わらず、このような結果となってしまい、心よりお詫び申し上げます。
今後とも、貴社のご発展をお祈りしております。
本日は、お忙しい中お時間をいただき、ありがとうございました。
他社に決めた場合の例文
お忙しい中、お時間をいただきありがとうございます。〇〇と申します。
先日は、採用のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変光栄なお話をいただいたのですが、大変申し訳ございませんが、今回は辞退させていただきたくご連絡いたしました。
実は、他社での内定が先に決まっており、総合的に検討した結果、そちらでお世話になることにいたしました。
せっかくお声をかけていただいたにも関わらず、このような結果となってしまい、誠に申し訳ございません。
面接でお時間をいただき、貴社の魅力的な事業内容についてもお聞かせいただき、とても勉強になりました。
今後とも、貴社のご発展をお祈りしております。
本日は、お忙しい中お時間をいただき、ありがとうございました。
条件面で合わない場合の例文
お忙しい中、お時間をいただきありがとうございます。〇〇と申します。
先日は、採用のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変光栄なお話をいただいたのですが、大変申し訳ございませんが、今回は辞退させていただきたくご連絡いたしました。
検討を重ねた結果、諸般の事情により、今回はご期待にお応えできない状況となってしまいました。
せっかくお声をかけていただいたにも関わらず、このような結果となってしまい、誠に申し訳ございません。
貴重なお時間をいただき、丁寧にご対応いただいたことに、心より感謝しております。
今後とも、貴社のご発展をお祈りしております。
本日は、お忙しい中お時間をいただき、ありがとうございました。
相手から質問された場合の対応方法
お断りの連絡をすると、相手から「なぜですか？」「どこに決めたのですか？」といった質問をされる場合があります。
そのような場合の対応方法をご紹介します。
理由を聞かれた場合
理由を聞かれた場合は、以下のような回答を参考にしてください：
申し訳ございません。総合的に検討した結果、今回はこのような判断をさせていただきました。
具体的な理由については、お答えしづらい部分もございますが、決して貴社に問題があるわけではございません。
貴社の魅力的な事業内容や職場環境についても、とても勉強になりました。
どこに決めたか聞かれた場合
どこに決めたか聞かれた場合は、以下のような回答を参考にしてください：
申し訳ございませんが、転職先の詳細については、お答えを控えさせていただければと思います。
ただ、今回のご縁をいただけたことは、とても貴重な経験でした。
条件面について聞かれた場合
条件面について聞かれた場合は、以下のような回答を参考にしてください：
条件面については、私の希望と完全に一致する案件があったため、そちらを選択させていただきました。
決して貴社の条件が悪いということではございません。
電話でお断りする際の注意点
電話でお断りする際の注意点をいくつかご紹介します。
適切な時間帯に電話する
電話をかける時間帯にも注意が必要です。
一般的に、以下の時間帯は避けた方が良いでしょう：
- 始業直後の忙しい時間（9:00〜10:00）
- 昼休み時間（12:00〜13:00）
- 終業間際の忙しい時間（17:00〜18:00）
10:00〜12:00、14:00〜17:00の時間帯に電話するのが適切です。
担当者が不在の場合
担当者が不在の場合は、以下のような対応をしましょう：
採用の件でご連絡いたしました〇〇と申します。
〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？
〇〇様が不在の場合は、以下のように伝えましょう：
かしこまりました。それでは、〇〇様にお電話いただいたことをお伝えください。
採用の件でご連絡いたしました〇〇と申します。
〇時頃に再度お電話いたします。
留守番電話の場合
留守番電話の場合は、簡潔にメッセージを残しましょう：
お疲れ様です。採用の件でご連絡いたしました〇〇と申します。
お忙しい中恐れ入りますが、お時間のあるときにお電話いただければと思います。
私の連絡先は、090-1234-5678です。
よろしくお願いいたします。
相手の反応に動揺しない
お断りの連絡をすると、相手が驚いたり、残念がったりすることがあります。
しかし、動揺せずに落ち着いて対応することが大切です。
相手の気持ちを理解しつつ、自分の意思をしっかりと伝えましょう。
メールでフォローする場合
電話でお断りした後、メールでフォローするとより丁寧な印象を与えることができます。
フォローメールの例文
件名：採用辞退のご連絡【〇〇〇〇】
株式会社〇〇 人事部 〇〇様
いつもお世話になっております。 〇〇と申します。
本日は、お忙しい中お電話にてお時間をいただき、 ありがとうございました。
改めて、この度は採用のご連絡をいただき、 誠にありがとうございました。
大変光栄なお話をいただいたにも関わらず、 諸般の事情により辞退させていただくこととなり、 心よりお詫び申し上げます。
面接では、貴社の魅力的な事業内容についてお聞かせいただき、 とても勉強になりました。
貴重なお時間をいただいたにも関わらず、 このような結果となってしまい、 誠に申し訳ございません。
今後とも、貴社のますますのご発展をお祈りしております。
末筆ながら、面接でお世話になりました皆様に よろしくお伝えください。
ありがとうございました。
〇〇〇〇 TEL：090-1234-5678 E-mail：example@email.com
やってはいけないNG行為
採用連絡をお断りする際に、やってはいけないNG行為をご紹介します。
連絡を放置する
採用連絡をもらったにも関わらず、連絡を放置するのは最も失礼な行為です。
企業は回答を待っているため、必ず返事をしましょう。
メールだけで済ませる
採用連絡のお断りを、メールだけで済ませるのは失礼にあたります。
まずは電話で連絡し、その後メールでフォローするのが適切です。
他社の詳細を話しすぎる
「〇〇会社の方が給料が高いから」「〇〇会社の方が待遇が良いから」など、他社の詳細を話しすぎるのは失礼です。
相手の気分を害する可能性があります。
嘘の理由を伝える
家庭の事情など、嘘の理由を伝えるのは避けましょう。
後々バレてしまう可能性があり、信頼を失うことになります。
感謝の気持ちを伝えない
お断りする際に、感謝の気持ちを伝えないのは失礼です。
企業が時間をかけて選考してくれたことに対して、必ず感謝の気持ちを伝えましょう。
まとめ：丁寧なお断りで良好な関係を保とう
採用連絡をお断りする際は、相手への敬意と感謝の気持ちを忘れずに、丁寧に対応することが大切です。
適切なお断りの仕方を身につけることで、将来的な人間関係も良好に保つことができます。
今回ご紹介した例文やポイントを参考に、失礼のないお断りを心がけましょう。
転職活動や就職活動は、多くの企業とのご縁をいただく貴重な機会です。
すべてのご縁を大切にし、感謝の気持ちを持って対応することが、あなたの人間性を示すことにもつながります。
以上になります。最後まで読んでいただきありがとうございました。
