インターンシップでメールや電話を使った断り方と辞退理由の注意点【例文あり】

インターンシップは、就職活動において欠かせない経験の一つです。

しかし、中には「インターンシップを受けたいけれど、忙しくて受けられない」や「インターンシップを辞退したい」など、インターンシップを受けることに迷っている人もいるのではないでしょうか。

インターンシップは、企業と学生が相互に理解を深めるためのものです。

そのため、企業側も学生側も、お互いに納得した上で参加することが大切です。

そこで今回は、インターンシップは断れるのか、そして断る場合はどうすればよいのかについて解説します。

インターンシップは断れる？

結論から言うと、インターンシップは断ることができます。

インターンシップは学生が自由意思で参加するものであり、企業側も学生の参加を強制することはできません。

ただし、インターンシップは企業側にとっても学生側にとっても、貴重な時間です。

そのため、断る場合は、企業側にしっかりと理由を伝えることが大切です。

インターンシップを断りたい理由

インターンシップは、就職活動において欠かせない経験の一つです。

企業の雰囲気や仕事内容を体験することで、自分が本当に働きたい会社や職種を見つけることができます。

しかし、中にはインターンシップに参加したくても、断らざるを得ない状況がある人もいます。

ここでは、インターンシップを断りたい理由について、いくつかのパターンをご紹介します。

日程や時間帯が合わない

インターンシップは、企業によって開催日程や時間帯が異なります。

そのため、学業やアルバイトなどの都合で参加できないというケースは少なくありません。

例えば、大学の授業やゼミの活動が忙しい場合、インターンシップに参加できない可能性があります。

また、アルバイトの勤務シフトとインターンシップの日程が重なる場合も、断らざるを得ないでしょう。

しかし、これらの理由を正直に言ってしまうと印象が悪くなる可能性があるので、理由を言うかどうかはよく考えましょう。

興味のなくなった

インターンシップに参加する目的は、自分の興味や適性を把握することです。

そのため、興味のない業界や職種のインターンシップに参加しても、あまり意味がありません。

最初から今日のないインターンシップに参加することはないと思いますが、申し込みをして当日を迎える前に興味がなくなってしまう可能性もあります。

他社のインターンシップと被った

インターンシップは、複数の企業に参加することも可能です。

しかし、複数のインターンシップが被った場合、参加できない可能性があります。

例えば、A社とB社のインターンシップが同じ日に開催される場合、どちらか一方に参加するしかありません。

体調や家庭の事情で参加できない

体調不良や家庭の事情で、インターンシップに参加できない場合もあります。

例えば、病気や怪我で入院や通院が必要になった場合、インターンシップに参加することは難しいでしょう。

また、家族の介護や冠婚葬祭などで、参加できない場合もあります。

インターンシップを断る方法

インターンシップはさまざまな事情で辞退せざるを得ない場合もあります。

インターンシップを辞退する場合は、必ず事前に連絡をしましょう。

ここでは、インターンシップを断る方法について、電話、メール、電話とメールの両方の場合について解説します。

電話

まずは電話ですが、これは確実に伝えることができる方法です。

しかし、

というデメリットがあります。

メール

メールは電話と違い、記録に残り、じっくり文章を考えることができるので緊張もしにくいです。

しかし、以下のようなデメリットがあります。

なので、当日に連絡する場合などはメールじゃなく電話をした方がいいでしょう。

電話とメール両方

これが電話とメールのデメリットをカバーし合えるので、一番おすすめです。

どちらが先でも構いませんが、直前の連絡の場合は先に電話をしましょう。

その上で、

先ほどお電話させて頂いた、◯◯大学の◯◯と申します。

とメールをすれば安心です。

まだ日程に余裕があり、先にメールをする場合は、

と電話をすればいいでしょう。

インターンシップを断るときの注意点とコツ

インターンシップを断るときは企業に迷惑をかけないように、また今後の就職活動に影響が出ないように、注意が必要です。

ここでは、インターンシップを断るときの注意点とコツを解説します。

無断欠席はNG

インターンシップは、企業側も学生を受け入れる準備をしてくれています。

そのため、無断欠席は絶対に避けましょう。

無断欠席は企業に迷惑をかけ、また今後の就職活動に悪影響を及ぼす可能性があります。

インターンシップに参加できない場合は、必ず事前に連絡をしましょう。

なるべく早く連絡する

インターンシップに参加できない場合は、なるべく早く連絡をしましょう。

企業側は、インターンシップに参加する学生の人数やスケジュールを調整するために、さまざまな準備をしています。

そのため、連絡が遅れると、企業に迷惑をかけてしまう可能性があります。

なので、断ることが決まったらすぐに連絡しましょう。

言いにくい理由の場合

言いにくい理由でインターンシップを断る場合は、できるだけ詳しく説明する必要はありません。

その場合は「やむを得ない事情により」と伝えるだけで十分です。

印象が悪くなる理由は言わない

また、インターンシップを断る理由によっては、印象が悪くなる可能性もあります。

例えば「他社のインターンシップと重複するため」と言う理由で断った場合、

と思われてしまいます。

他にも色々ありますが「そっちを優先するんだ」と思われるような理由は、使わない方がいいでしょう。

無駄なことは言わない(書かない)

インターンシップの辞退の連絡は、簡潔に伝えることが大切です。

感謝や謝罪の言葉はあった方がいいですが、言い訳のような文章は無駄です。

無駄な文章があるとメールなら読む気がしなくなるし、電話だと「まだ話が続くのか？」と思われてしまうかも知れません。

辞退してもいいか？とは聞かない

辞退の連絡をする際に、「辞退してもよろしいでしょうか？」などと聞く学生がいますが、これはNGです。

辞退の連絡をするということは、すでに辞退を決意していることを意味します。

したがって、企業に許可をもらうような言い方は避け、「辞退します」と言い切りましょう。

感謝と謝罪を伝える

辞退の連絡をする際には、まず企業に応募の機会を与えていただいたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。

そして、採用担当者や企業に対して謝罪の気持ちを伝えましょう。

インターンシップへの参加を期待されていたことを踏まえ、誠意を持って謝罪することが大切です。

担当者が不在の場合は戻ってくる時間を聞いて改めて連絡

電話で連絡する場合、担当者が不在なら戻ってくる時間を聞いて改めて連絡するようにしましょう。

時間を聞かずに再度連絡をしても、繰り返し電話することになってしまうかも知れません。

そのため、担当者の都合に合わせた対応をすることが大切です。

やむを得ず断るときは日程変更を依頼してみる

本当は参加したいのに、やむを得ず辞退する場合は、日程変更を依頼してみるのもひとつの方法です。

そうすれば、

というポジティブな印象を持ってくれる可能性があります。

ただし、日程変更の依頼が通るとは限りません。

そのため、辞退する覚悟を持って連絡するようにしましょう。

インターンシップを断るリスク

インターンシップを断った場合、以下のリスクがあることを認識しておくことが大切です。

本選考で不利になる可能性がある

インターンシップは、企業が学生を採用する際に重要な判断材料のひとつとなります。

インターンシップに参加することで、学生のスキルや適性、企業に対する熱意などを評価することができます。

そのため、インターンシップを断った場合、企業側から「この学生は当社に興味がないのか」「スキルや適性が不足しているのではないか」という印象を持たれてしまう可能性があります。

その結果、本選考で不利になる可能性があるのです。

仮に不利にならないとしても、少なくとも有利に働くことはないでしょう。

大学や他の学生の印象が悪くなる可能性がある

企業側は、◯◯大学から来ている学生と分かっているので、断り方次第では大学自体の印象が悪くなってしまいます。

そうすると、その大学の学生の印象も悪くなってしまう可能性があります。

最悪の場合、インターンシップの案内がなくなってしまうかも知れません。

そうなると、インターンシップを断るのは自分だけの問題ではない、ということが分かると思います。

インターンシップで得られるメリットを逃す可能性がある

インターンシップでは、企業の理解を深め、社会人としてのスキルや経験を身につけることができます。

これらのメリットは、就職活動において非常に大きなプラスとなります。

インターンシップを断った場合、これらのメリットを逃してしまうことになります。

インターンシップのメールでの断り方とポイント

インターンシップのメールでの断り方は、以下になります。

いくつか補足します。

内容が分かる件名を書く

件名には、インターンシップの断りであることを明確に伝える内容を記載します。

例えば、「インターンシップ辞退のご連絡」などです。

これであればメールを開かなくても、内容が分かります。

今後の機会への意欲を伝え誠意を示す(任意)

インターンシップに参加できないことを申し訳なく思っていることを伝え、今後も機会があれば参加したいとの意欲を示すことで、次に繋げる確率を上げることができます。

インターンシップのメールでの断り方の例文

先ほどのポイントを踏まえて、インターシップをメールで断るときの例文がこちらになります。

件名：インターンシップ辞退のご連絡【◯◯大学　山田 太郎】

株式会社〇〇　〇〇様
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田 太郎と申します。

この度は、○月○日に行われる貴社のインターンシップにご参加の機会を頂き、誠にありがとうございました。
しかし、大学の〇〇試験の日程と重なってしまい、参加することができなくなってしまいました。
貴重な機会を頂いたにも関わらず、辞退のご連絡を申し上げますことを深くお詫び申し上げます。

もし、別日に開催される機会があれば、ぜひ参加させて頂きたいと考えております。

何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科
山田 太郎
メールアドレス：〇〇@〇〇.com
電話番号：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇

インターンシップの電話での断り方とポイント

インターンシップのメールでの断り方は、以下になります。

いくつか補足します。

繋がりやすい時間帯に電話をかける

電話をかける時間帯は、担当者が仕事の合間に電話に出られる時間帯を選ぶようにしましょう。

一般的に、10時〜18時頃がつながりやすい時間帯です。

しかし午前中は忙しかったり、昼食の時間帯は席を外している可能性があるので、14時〜17時くらいがおすすめです。

ただしこれも一般的な話なので、業種によっても変わってきます。

話終わってから2〜3秒後に自分から電話を切る

電話はかけた方が切るのが基本です。

電話を切るときは、話が終わってから2〜3秒後に自分から切るようにしましょう。

会話が終わってからすぐ切ってしまうと、ガチャ切りされたようで印象が悪くなる可能性があります。

インターンシップの電話での断り方の例文

先ほどのポイントを踏まえて、インターシップを電話で断るときの例文がこちらになります。

学生 お世話になっております。 ○○大学の山田太郎と申します。
受付スタッフ はい、山田様ですね。
学生 ○月○日に貴社で開催されるインターンシップの件でお伝えしたいことがあり、お電話致しました。お手数ですが、採用担当の○○様にお繋ぎ頂けますでしょうか？
受付スタッフ かしこまりました、少々お待ち下さい。

採用担当 お電話代わりました、採用担当の○○です。
学生 ○○様、突然のお電話失礼します。○○大学の山田太郎と申します。○月○日に貴社で開催されるインターンシップに申し込みをさせて頂いたのですが、 その日が大学の〇〇試験と重なってしまい、参加することができなくなってしまいました。 そのため、辞退させて頂きたくご連絡いたしました。
採用担当 かしこまりました。
学生 貴社からインターンシップの機会を頂き、大変感謝しております。 このような結果となってしまい、大変申し訳ございません。
採用担当 いえいえ、ご事情は承知いたしました。 また、今後の機会にご参加頂ければ幸いです。
学生 はい、もちろんでございます。 今後も貴社の事業に興味を持っておりますので、ぜひまたご縁を頂ければ幸いです。
採用担当 かしこまりました。 それでは、失礼いたします。
学生 失礼いたします。（2〜3秒待ってから切る）

また、採用担当者が不在の場合は以下になります。

学生 お世話になっております。 ○○大学の山田太郎と申します。
受付スタッフ はい、山田様ですね。
学生 ○月○日に貴社で開催されるインターンシップの件でお伝えしたいことがあり、お電話致しました。お手数ですが、採用担当の○○様にお繋ぎ頂けますでしょうか？

〜追記ここから〜
受付スタッフ：申し訳ありませんが、○○は今席を外しております。
学生：了解しました、それでは○○様は何時ごろ戻られますでしょうか。
受付スタッフ：○○は14時頃に外出しておりますので、16時頃には戻られると思います。
学生：かしこまりました。それでは、16時頃に改めてご連絡いたします。
〜追記ここまで〜

学生 （16時ごろに再び電話）○月○日に貴社で開催されるインターンシップの件でお伝えしたいことがあり、お電話致しました。お手数ですが、採用担当の○○様にお繋ぎ頂けますでしょうか？
受付スタッフ かしこまりました、少々お待ち下さい。
採用担当 お電話代わりました、採用担当の○○です。
学生 ○○様、突然のお電話失礼します。○○大学の山田太郎と申します。○月○日に貴社で開催されるインターンシップに申し込みをさせて頂いたのですが、 その日が大学の〇〇試験と重なってしまい、参加することができなくなってしまいました。 そのため、辞退させて頂きたくご連絡いたしました。
採用担当 かしこまりました。
学生 貴社からインターンシップの機会を頂き、大変感謝しております。 このような結果となってしまい、大変申し訳ございません。
採用担当 いえいえ、ご事情は承知いたしました。 また、今後の機会にご参加頂ければ幸いです。
学生 はい、もちろんでございます。 今後も貴社の事業に興味を持っておりますので、ぜひまたご縁を頂ければ幸いです。
採用担当 かしこまりました。 それでは、失礼いたします。
学生 失礼いたします。（2〜3秒待ってから切る）

まとめ：インターンシップは断り方次第では大学や他の学生に迷惑をかけるので注意しよう！

今回はインターンシップの断り方ついて、解説してきました。

インターンシップは自分の将来に関わることで、社会人への第一歩となる重要なイベントです。

そして断り方次第では、自分だけでなく、大学やそこの学生にも悪い印象を与えかねません。

なので、断るときは慎重に理由や言葉を選んで断りましょう。

以上になります。